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技術

IT担当者がいない会社のIT管理

中小企業では、専任のIT担当者がいないことは珍しくありません。

パソコンの設定は総務担当者、Wi-Fiは詳しい社員、複合機は事務担当者、メールは営業担当者――。

このように、ITに関する仕事が社内のさまざまな人へ分散している会社も多いのではないでしょうか。

普段はそれでも問題なく動いています。

しかし、

「パソコンが突然起動しなくなった」

「インターネットにつながらない」

「共有フォルダが開けない」

「メールが送れない」

「退職した社員のパスワードが分からない」

といった問題が発生した瞬間に、

誰も全体を把握していない

ということが、大きな問題になります。

IT担当者がいない会社ほど、難しいシステムを導入することよりも、まず「ITを管理できる状態」にすることが重要です。

IT管理で一番困るのは「分からないこと」

ITトラブルが発生したとき、原因そのものよりも問題になるのが、

「何を使っているのか分からない」

という状態です。

例えば、

  • インターネット回線の契約先が分からない

  • プロバイダーが分からない

  • ルーターの管理パスワードが分からない

  • Microsoft 365の管理者が誰か分からない

  • NASの管理者IDが分からない

  • ホームページのサーバ会社が分からない

  • ドメインの管理先が分からない

  • セキュリティソフトの契約期限が分からない

こうした状態では、トラブルが発生しても、復旧作業を始めるまでに時間がかかってしまいます。

つまり、IT担当者がいない会社で最初に必要なのは、

IT機器や契約を一覧化すること

です。

まずは「IT台帳」を作る

難しい管理システムを導入する必要はありません。

最初はExcelでも十分です。

例えば、次のような項目を一覧にします。

パソコン

  • 使用者

  • メーカー

  • 型番

  • 購入日

  • Windowsのバージョン

  • Officeの種類

  • セキュリティソフト

  • IPアドレス

  • 保証期限

ネットワーク機器

  • ルーター

  • Wi-Fiアクセスポイント

  • HUB

  • NAS

  • サーバ

  • 複合機

それぞれについて、

「どこに設置されているか」

「どのメーカーか」

「誰が設定したか」

まで分かるようにしておくと安心です。

契約しているサービス

  • インターネット回線

  • プロバイダー

  • メール

  • Microsoft 365

  • Google Workspace

  • クラウドストレージ

  • ホームページサーバ

  • ドメイン

  • セキュリティサービス

  • バックアップサービス

ここまで整理するだけでも、会社のIT環境はかなり見えるようになります。

パスワードを個人任せにしない

IT担当者がいない会社で特に注意したいのが、管理者パスワードです。

例えば、

「以前の担当者しかルーターのパスワードを知らない」

「退職した社員のメールアドレスが管理者になっている」

といったケースがあります。

普段は問題になりません。

しかし、設定変更や故障対応のときに管理画面へ入れなければ、大きな問題になります。

最低限、

  • ルーター

  • NAS

  • サーバ

  • 複合機

  • Microsoft 365

  • Google Workspace

  • ホームページ

  • ドメイン

などの管理者情報は、会社として管理する必要があります。

ただし、Excelにパスワードをそのまま書いて共有フォルダへ保存する、といった管理はおすすめできません。

アクセスできる人を限定し、安全な方法で保管することが重要です。

バックアップは「ある」だけでは不十分

「バックアップしていますか？」

と聞くと、

「NASに保存しています」

という回答をいただくことがあります。

しかし、NASそのものが故障した場合、データを失う可能性があります。

また、ランサムウェアなどに感染した場合、パソコンだけでなくNASのデータまで暗号化されるケースもあります。

そのためバックアップでは、

元データとは別の場所にコピーを持つ

ことが基本になります。

例えば、

パソコン
↓
NAS
↓
外付HDDまたはクラウド

という形です。

重要なのは、

「バックアップしているつもり」

ではなく、

本当に復元できるか

まで確認することです。

Windows Updateを放置しない

IT担当者がいない会社では、

「更新すると不具合が出そうだから」

という理由で、Windows Updateを長期間行っていないケースもあります。

確かに、更新後にプリンタや業務ソフトへ影響が出る場合もあります。

しかし、更新を長期間行わないことも、セキュリティ上のリスクになります。

重要なのは、

更新するか、しないかではなく、更新を管理すること

です。

例えば、

  • 全員が同時に更新しない

  • 数台で確認してから展開する

  • 重要な業務ソフトの対応状況を確認する

  • 更新前にバックアップを取る

といった運用だけでも、リスクを減らすことができます。

退職者が出たときのIT対応

意外と忘れられやすいのが、退職者への対応です。

退職時には、

  • Windowsアカウント

  • メールアカウント

  • Microsoft 365

  • クラウドサービス

  • VPN

  • 共有フォルダ

  • グループウェア

といったアクセス権を確認する必要があります。

特にクラウドサービスは、会社の外からでもアクセスできるため、退職後もアカウントが残っている状態は好ましくありません。

そのため、

入社時と退職時のITチェックリスト

を作っておくことをおすすめします。

「詳しい社員」に任せすぎない

会社の中には、

「パソコンに詳しい○○さん」

がいることがあります。

非常に頼りになる存在ですが、その人一人へすべてを任せるのは危険です。

その社員が、

  • 休んでいる

  • 異動する

  • 退職する

といった場合、会社のITが誰にも分からなくなる可能性があります。

IT管理で重要なのは、

人に依存するのではなく、情報を会社に残すこと

です。

担当者が変わっても、

「この一覧を見れば分かる」

という状態を作っておくことが重要です。

セキュリティ対策は製品だけではない

ウイルス対策ソフトを入れているから安心。

ファイアウォールがあるから安心。

それだけでは十分とは言えません。

セキュリティでは、

  • 不審なメールを開かない

  • 添付ファイルを安易に実行しない

  • パスワードを使い回さない

  • 不要なアカウントを残さない

  • データをバックアップする

といった日常的な運用も重要です。

IT管理は、機器を入れることではなく、継続して管理することが大切です。

IT担当者がいなくても「IT管理者」は必要

専任のIT担当者を採用することが難しい企業も多いと思います。

しかし、専任担当者がいないからといって、IT管理そのものを行わなくてよいわけではありません。

最低でも、

社内でITの窓口になる人

を決めておくことをおすすめします。

その人がすべての設定を行う必要はありません。

「何を使っているか」

「誰に聞けばよいか」

「どこへ連絡すればよいか」

を把握しているだけでも、大きく違います。

そして、技術的な部分については、外部へ任せるという方法があります。

IT担当者がいない会社を支える「IT定額保守パック」

当社では、こうしたIT担当者がいない企業を支援するために、IT定額保守パックをご用意しています。

パソコンだけ、ネットワークだけ、複合機だけ、といった個別対応ではなく、オフィスのIT環境をまとめてサポートする考え方です。

例えば、

  • パソコンのトラブル

  • WindowsやOfficeの不具合

  • メールの送受信トラブル

  • インターネット接続

  • Wi-Fiやネットワーク

  • NASや共有フォルダ

  • 複合機との接続

  • Microsoft 365

  • バックアップ

  • セキュリティ

  • アカウント管理

  • 周辺機器

  • IT機器やサービスに関する相談

など、日常業務の中で発生するさまざまなITの困りごとに対応します。

「これはパソコンの問題なのか」

「ネットワークの問題なのか」

「複合機の問題なのか」

「Microsoftの問題なのか」

利用する側が原因を切り分ける必要はありません。

困ったら、まず当社へ。

そこから状況を確認し、必要な対応を行います。

窓口を一本化するメリット

IT担当者がいない会社では、問題が発生するたびに、

「これはどこに電話すればいいのだろう」

となりがちです。

パソコンメーカー。

インターネット会社。

プロバイダー。

複合機メーカー。

ソフトウェア会社。

クラウドサービス会社。

それぞれに問い合わせるだけでも時間がかかります。

さらに、

「パソコン側には問題ありません」

「ネットワーク側だと思います」

「その部分は弊社のサポート対象外です」

というように、問い合わせ先を行き来することもあります。

IT定額保守パックでは、当社がITの窓口になることで、

問い合わせ先を一本化できます。

これは、IT担当者がいない企業にとって大きなメリットです。

トラブルが起きる前から支援する

IT保守というと、

「故障したときに直してもらうサービス」

と思われるかもしれません。

しかし、本来はトラブルが発生してから対応するだけでは十分ではありません。

例えば、

  • IT機器の状況を把握する

  • 古くなったパソコンを確認する

  • バックアップの状況を確認する

  • セキュリティ対策を見直す

  • アカウントやライセンスを整理する

  • 将来の入替えを計画する

といったことも大切です。

当社のIT定額保守パックは、

「壊れたら直す」だけではなく、「仕事を止めないために管理する」

という考え方でお客様のIT環境を支援します。

「社内IT担当者を一人雇う」のではなく「外部に持つ」

中小企業にとって、専任のIT担当者を一人採用することは簡単ではありません。

また、一人の担当者ですべてのIT分野に詳しいとも限りません。

パソコン、ネットワーク、クラウド、セキュリティ、バックアップ、複合機。

現在のオフィスITは、非常に広い範囲にまたがっています。

そこで、

社内にIT担当者を置く代わりに、外部にIT担当部門を持つ

という考え方があります。

当社のIT定額保守パックは、まさにその役割を目指しています。

「IT担当者はいないけれど、困ったときに相談できるところはある。」

その状態を作ることで、本来の業務に集中しやすくなります。

事務機器販売会社だから、オフィス全体を見る

私たちは、パソコンだけを見ているわけではありません。

複合機。

ネットワーク。

サーバ。

NAS。

クラウド。

セキュリティ。

そして、それらを使って仕事をする人。

事務機器販売会社としてオフィスに関わってきたからこそ、

機器単体ではなく、仕事をする環境全体を見る

ことを大切にしています。

パソコンから印刷できない場合、原因が複合機とは限りません。

パソコンかもしれません。

ネットワークかもしれません。

Windows Updateかもしれません。

だからこそ、ITは一部分だけではなく、全体を見る必要があります。

IT管理の目的は「会社の仕事を止めないこと」

IT管理というと、

「管理表を作る」

「パスワードを管理する」

「セキュリティ対策をする」

といった少し面倒な仕事に感じるかもしれません。

しかし、本当の目的はそこではありません。

IT管理の目的は、

会社の仕事を止めないこと

です。

パソコンが故障しても相談先がある。

ネットワークに障害が起きても対応できる。

メールが使えなくなっても相談できる。

担当者が退職しても設定が分からなくならない。

データを失ってもバックアップから戻せる。

そうした環境を作ることが、IT管理です。

IT担当者がいなくても、ITは管理できます

IT担当者がいないからといって、自社ですべてを抱える必要はありません。

社内ではITの窓口だけを決め、専門的な部分は外部へ任せる。

それも立派なIT管理の方法です。

まずは、

「会社に何があるのか分からない」

「誰に相談すればいいのか分からない」

「ITに詳しい社員へ全部任せている」

という状態から変えていくこと。

そして、必要な部分を専門家に任せること。

当社のIT定額保守パックは、IT担当者がいない会社の「困った」をまとめて支えるサービスです。

パソコンからネットワーク、複合機、クラウド、セキュリティまで。

オフィスのITについて、

「まずはここに聞けばいい」

と思っていただける存在を目指しています。（T.S）

IT定額保守パック

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